Leer 5.914 líneas de factura en mes y medio: cómo funciona el OCR y qué revisa una persona
Una factura de proveedor en una distribuidora de alimentación tiene, en el caso que cuenta este artículo, 34 líneas de media (5.914 líneas en 175 documentos): cada artículo con su cantidad, su precio y su descuento. Alguien las teclea en el sistema, una a una, y cuando el proveedor cambia un precio, alguien lo actualiza. Es el trabajo administrativo más lento que hay en una empresa que compra mucho, y el que más errores admite sin que nadie los vea hasta el inventario.
Este artículo cuenta cómo se lee eso solo, con las cifras de un cliente que lo tiene en marcha.
Qué entra y qué sale
Entra un PDF. Puede ser una factura generada por el proveedor o una foto escaneada; da igual. Sale un CSV con sus líneas: proveedor, fecha, número de factura y, por cada artículo, la referencia, la descripción, la cantidad, el precio y el descuento. Ese CSV es lo que el sistema de la empresa importa, en lugar de lo que tecleaba una persona.
Tarda 25,1 segundos por factura, mediana de 15 ejecuciones. Una persona tarda lo que tarde en leer y teclear treinta y tantas líneas sin equivocarse.
Las cifras del cliente
En un cliente de distribución y alimentación, en mes y medio: 175 documentos procesados, 5.914 líneas leídas y 664 precios actualizados en su sistema. Ninguna de esas líneas se tecleó a mano.
El caso está contado en la sección de resultados, por sector; el cliente no se nombra porque no lo ha autorizado por escrito, y esa es la regla para todos.
Lo dudoso: la parte que importa
Un lector automático que acierta casi siempre es peligroso si no dice cuándo no está seguro. Una línea mal leída entra en la contabilidad con la misma cara que una bien leída, y se descubre meses después.
Por eso la pieza central no es la lectura, sino la marca. Cuando una línea es dudosa (una cifra borrosa en un escaneado, una cantidad que no cuadra con el total, un descuento que no coincide con lo pactado), el sistema la marca en el CSV para que la mire una persona antes de que entre en la contabilidad. El resto pasa.
Lo que hace la persona cambia: de teclear todas las líneas pasa a mirar las marcadas. Y lo que mira son exactamente las que merecen una mirada.
Por qué los precios
De las cifras de arriba, la que más trabajo quita es la de los 664 precios actualizados. Cuando un proveedor sube un artículo, la subida viene en la factura y en ningún otro sitio. Si nadie la pasa al sistema, la empresa sigue vendiendo con el precio de compra viejo y el margen se equivoca en silencio.
Con la lectura automática, los precios que llegan en las facturas acaban en el sistema: 664 en mes y medio, que antes dependían de que alguien se fijara.
Cómo se mide
Como todo lo que corre para nuestros clientes, pasa por el mismo panel de fiabilidad. En los últimos 30 días ha registrado 10.916 tareas, de las que el 99,67 % terminaron bien. Hay 75 automatizaciones en producción de las 237 construidas y catalogadas, y cuando algo falla, la mediana desde que salta el aviso hasta que está resuelto es de 19 minutos.
La lectura de facturas es una de esas 75. Cada ejecución queda registrada con lo que tardó y cómo acabó. De ahí salen las cifras de este artículo.
Qué hace falta en tu empresa
Un sitio donde importar el CSV: el programa de contabilidad o de gestión que ya uses. Casi todos importan CSV; si el tuyo tiene una forma concreta de hacerlo, el CSV se adapta a ella.
Un mes de facturas de muestra. Con ellas se ve qué proveedores mandan PDF limpio y cuáles escaneados, y se ajusta lo que se marca como dudoso.
Y una persona que mire lo marcado. Al principio, a diario; después, cuando lleguen facturas.
Cuánto cuesta seguir tecleando
La calculadora de la portada lo dice en euros al mes con tus datos: cuántas facturas al día, cuántos minutos cada una y cuántas personas las teclean, al coste laboral medio por hora del INE (26,18 euros, segundo trimestre de 2026). Es tu cifra, no la del cliente de arriba.
Si la cifra justifica la conversación, son quince minutos con una factura real delante. Se reservan en la agenda. Tráete la más fea que tengas: es con la que se ve si lo dudoso se marca bien.